Decyzja o warunkach zabudowy wydawana jest przez wójta, burmistrza albo prezydenta miasta po uzgodnieniu z organami, o których Mowa w art. 53 ust. 4 cyt ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym.
Będą to przykładowo uzgodnienia z:- właściwy minister do spraw zdrowia – inwestycje zlokalizowane w miejscowościach uzdrowiskowych, zgodnie z odrębnymi przepisami.- Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków – obszary i obiekty objęte ochroną konserwatorską,- dyrektorem właściwego urzędu morskiego – obszary pasa technicznego, pasa ochronnego oraz morskich portów i przystani- właściwym organem nadzoru górniczego – tereny górnicze,- właściwym organem administracji geologicznej – tereny zagrożone osuwaniem się mas ziemnych,- organami właściwymi w sprawach ochrony gruntów rolnych i leśnych – grunty wykorzystywane na cele rolne i leśne oraz melioracji wodnych,- dyrektorem Parku Narodowego – obszary położone w granicach parku i jego otuliny,- właściwym zarządcą drogi – obszary przyległe do pasa drogowego lub obszarów przyległych do ujętej w planie projektowanej inwestycji drogowej,
Wydanie decyzji o warunkach zabudowy powinno nastąpić w ciągu dwóch miesięcy. Niestety zazwyczaj okres ten wydłuża się od czterech do sześciu miesięcy. Trzeba się również liczyć z tym, że postępowanie może zostać zawieszone na czas nie dłuższy niż 12 miesięcy od dnia złożenia wniosku. Dzieje się tak zwłaszcza w przypadku, gdy gmina planuje sporządzić wkrótce plan miejscowy. Jeśli jednak w ciągu dwóch miesięcy od dnia zawieszenia postępowania, nie zostanie podjęta uchwała o przystąpieniu do sporządzenia planu miejscowego lub gdy w okresie zawieszenia nie zostanie uchwalony plan miejscowy, warunki zabudowy muszą zostać wydane.Decyzję otrzymuje zarówno inwestor jak i sąsiedzi. Każdy z nich, może bez szczegółowego uzasadnienia odwołać się od niej – wystarczy oświadczenie, że nie zgadza się z decyzją i nawet jeśli odwołanie takie będzie niezasadne, całe postępowanie wydłuży się przynajmniej o kolejny miesiąc. Na odwołanie do samorządowego kolegium odwoławczego jest 14 dni. Jeśli nikt w tym czasie nie złoży odwołania, decyzja staje się ostateczna.
Wydana decyzja o warunkach zabudowy jest bezterminowa. Jednak organ, który ją wydał może stwierdzić jej wygaśnięcie w przypadku gdy inny wnioskodawca uzyska pozwolenie na budowę na tej samej działce lub w sytuacji, gdy dla tego terenu zostanie uchwalony plan miejscowy, którego ustalenia będą inne niż w wydanej decyzji, z wyjątkiem sytuacji w której inwestor uzyskał już ostateczną decyzję o pozwoleniu na budowę.